Klare E-Mails schreiben und professionell auftreten

Es gibt eine Reihe von Erfolgsfaktoren für eine gelungene E-Mail. Eine E-Mail, die Ihr Anliegen klar vermittelt, von der Empfänger:in schnell verstanden wird und auf die Sie schnell eine für Sie hilfreiche Antwort erhalten. Eine E-Mail, die gleichzeitig ein Zeichen Ihrer Professionalität und Kompetenz ist.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Anliegen in diesem Sinne klar und professionell zu kommunizieren. Die Tipps beziehen sich auf E-Mails, die Sie in Ihrer Rolle als Student:in an Dozierende oder Mitarbeitende der Hochschule schreiben. Sie können die Tipps jederzeit auf andere, insbesondere berufliche Kontexte übertragen.

Absender und Signatur

Eine professionell verfasste E-Mail beginnt mit dem Absender und der Signatur Ihrer E-Mail. Beides finden Sie in der Regel in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms.

Absender

Wenn Ihr E-Mail-Programm dies nicht automatisch tut, richten Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihren vollständigen Namen als Absender ein. Dies ist häufig in den Kontoeinstellungen oder in einem Abschnitt wie Identität oder Absenderinformationen möglich.

E-Mail-Adresse Absender / From: Verwenden Sie eine vertrauenswürdige und professionelle E-Mail-Adresse, vorzugsweise die Ihrer Hochschule, wie zum Beispiel mamu00005@htwsaar.de. Dies zeigt sofort, dass Sie eine Student:in der Institution sind.
Vermeiden Sie insbesondere scherzhafte oder unangebrachte Zusätze in Ihrer E-Mail-Adresse. Absender wie Manu_1301@gmail.com, Mad.Manu@freemail.de oder Schmetterling84@yahoo.de sind unprofessionell bis unseriös.
Name Angezeigter Name / Display Name: Der Name, der im E-Mail-Programm der Empfänger:in als Ihr Absender angezeigt wird, sollte Ihr vollständiger Name sein, wie er offiziell verwendet wird. Beispiel: Manu Musterperson. Dies hilft der Empfänger:in, Sie sofort zu identifizieren.
Dies ist nicht Ihr Name in der Grußformel am Ende der E-Mail, sondern der Name, der in der Von-Zeile (From:) der E-Mail erscheint. Vermeiden Sie Spitznamen oder unvollständige Namen im Absender, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

SystemTechnikLabor (STL) an der htw saar

Wenn Sie den E-Mail-Account des SystemTechnikLabors (STL) der htw saar und den damit verbundenen Webmail-Dienst (https://stl-webmail.htwsaar.de) nutzen, finden Sie im Zentralen Informationsportal des Studienbereichs Informatik (STL-Wiki) eine Anleitung zur Einrichtung Ihres vollständigen Absenders.

Signatur

Bei dieser Gelegenheit können Sie auch eine Signatur erstellen, die automatisch unter jede E-Mail eingefügt wird. Eine solche Signatur trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei.

Signatur: Erstellen Sie eine einfache Signatur, die Ihren vollständigen Namen, Ihren Studiengang und eventuell Ihr Fachsemester enthält. Zum Beispiel:
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Manu Musterperson <mamu00005@htwsaar.de>
Praktische Informatik B.Sc. (1. Semester)

Inhalt Ihrer E-Mail

Eine klar und präzise verfasste E-Mail hilft der Empfänger:in, Ihr Anliegen schnell zu erfassen und zu beantworten. Deshalb lohnt es sich auch für Sie, eine professionelle E-Mail zu schreiben. Eine klare Struktur und eine angemessene Sprache helfen dabei.

Struktur

Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass die Empfänger:in Ihr Anliegen schnell verstehen kann. Verwenden Sie dazu zum Beispiel die folgende Struktur:

Prägnanter Betreff: Wählen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die den Inhalt Ihrer E-Mail zusammenfasst. Dies hilft auch dabei, Ihre Aufmerksamkeit bei der Empfänger:in zu gewinnen.
Vermeiden Sie Betreffzeilen wie „Klausur“, „Prüfung“ oder „Präsentation“. Sie sind zu allgemein und werden oft ignoriert. Wenn sich Ihre E-Mail auf eine konkrete Lernveranstaltung bezieht, machen Sie dies bereits in der Betreffzeile deutlich.
Korrekte Anrede: Beginnen Sie mit einer höflichen und korrekten Anrede, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Professor Burger, ...“. Dies zeigt Respekt und eine korrekte Anrede zeigt, dass Sie professionell auftreten können.
Eine Anrede wie „Hallo Prof. Burger!“ ist zumindest formal falsch.
Kurze Vorstellung: Falls die Empfänger:in Sie noch nicht kennt, stellen Sie sich kurz vor (Name, Studiengang, Semester).
Klarheit und Präzision: Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und präzise, um Missverständnisse und langwierige Rückfragen zu vermeiden. Stellen Sie ausreichend Kontext her, so dass die Empfänger:in Ihr Anliegen schnell einordnen kann.
Spezifische Fragen: Formulieren Sie konkrete und spezifische Fragen, wenn Sie um Hilfe oder Informationen bitten. So erhalten Sie gezielte Antworten.
Höfliche Grußformel: Schließen Sie mit einer höflichen und angemessenen Grußformel, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem vollständigen Namen.

Angemessene Sprache

Zu einer angemessenen Sprache gehört nicht nur der richtige Ton, sondern auch eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik.

Höflicher und respektvoller Ton: Seien Sie während der gesamten E-Mail höflich. Dies fördert eine positive Beziehung.
Rechtschreibung und Grammatik: Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Benutzen Sie ein Werkzeug wie DeepL Write, um etwaige Fehler zu korrigieren. Sie können damit auch sprachliche Feinheiten üben und lernen.
Im Zeitalter solcher KI-Tools sind E-Mails, die aufgrund von Rechtschreib- und Grammatikfehlern schwer verständlich sind, nicht mehr zu rechtfertigen.